問い合わせ対応をAIで自動化する5手順

「問い合わせに返せていない」が、一番もったいない

現場に出ている間に鳴った電話。夜に届いた「間取りの相談をしたい」というメール。気づいたのは翌日の夕方――。地域工務店の社長さんと話すと、必ずといっていいほどこの話が出ます。せっかく興味を持ってくれたお客様が、返事の遅れだけで他社に流れてしまう。これは値引きでも広告でもなく、「最初の反応スピード」で負けている状態です。

ここで役に立つのが、AIチャットボット。ホームページやLINEに置いておくと、お客様の質問に24時間、まず一次対応をしてくれる仕組みです。難しそうに聞こえますが、今のAIは特別な知識がなくても設定できるところまで来ています。この記事では、社長さんが今日から試せる手順を、具体的なプロンプト（AIへの指示文）の例つきで解説します。

AIチャットボットで自動化できること・できないこと

任せていいこと

• 「対応エリアはどこですか？」などのよくある質問への回答
• 営業時間・定休日・アクセスの案内
• 「注文住宅とリフォーム、どちらの相談ですか？」といった用件の仕分け
• 資料請求や見学予約フォームへの誘導

任せてはいけないこと

ここは正直にお伝えします。見積もり金額の断定、契約に関わる約束、土地や法規の専門判断は、AIに任せてはいけません。AIはもっともらしい文章を作るのが得意な反面、事実と違うことを自信満々に答えてしまう（いわゆる「ハルシネーション」）ことがあります。金額や工期を勝手に答えられると、後々のトラブルの元です。AIはあくまで「受付係」。専門的な話は必ず人につなぐ、という線引きが導入成功の分かれ道です。

導入の5ステップ

ステップ1：よくある質問を10個書き出す

まずAIより先に、紙かメモに「お客様からよく聞かれること」を10個書き出します。対応エリア、費用の目安の聞かれ方、見学の予約方法など。これがAIの回答の土台になります。ここを飛ばすと、的外れな返答をするボットになってしまいます。

ステップ2：AIに「受付役」の性格を教える

ChatGPTなどのAIに、まず役割を教えます。以下をそのままコピーして使えます。

【プロンプト例】
「あなたは地域密着の工務店『○○建設』の問い合わせ受付担当です。お客様には丁寧で温かい言葉づかいで対応してください。対応エリアは△△市とその周辺です。見積もり金額・工期・契約内容は絶対に断定せず、『担当者から改めてご連絡します』と案内し、名前と連絡先を丁寧に伺ってください。分からないことは無理に答えず、人の担当につなぐ姿勢を優先してください。」

ステップ3：想定質問でテストする

設定できたら、社長さん自身がお客様のふりをして質問してみます。「平屋って建てられますか？」「予算1500万円でいけますか？」など、少し意地悪な質問もぶつけてください。金額を断定していないか、変な約束をしていないかを必ず確認します。

ステップ4：ホームページやLINEに設置する

テストで問題なければ、実際に置く場所を決めます。既存のホームページに埋め込むチャット型や、LINE公式アカウントと連携させる方法があります。まずはLINEが手軽で、お客様も使い慣れているのでおすすめです。

ステップ5：週1回、会話ログを見直す

設置して終わりではありません。週に一度、お客様との実際のやり取りを見て、「答えられていない質問」を見つけたら、その回答をステップ1のリストに追加していきます。使うほど賢くなる、というより使うほど自社に合っていくのがコツです。

Before / After：受付の一日

Before（導入前）

21時、ホームページの問い合わせフォームに「土地探しから相談したい」と送信あり。社長が気づいたのは翌日の現場終わりの19時。返信した頃には、お客様はすでに他社と打ち合わせの約束をしていた。

After（導入後）

21時、同じ問い合わせにAIが即座に反応。「ご相談ありがとうございます。土地探しからのお手伝いも承っています。担当者から改めてご連絡しますので、お名前とご都合のよいお時間を教えていただけますか？」と対応し、連絡先を確保。翌朝、社長は名前と要望が分かった状態で電話でき、一番乗りで打ち合わせに進めた。

ポイントは、AIが契約を取ったわけではないことです。「逃さず、つないだ」。この一次対応の差が、受注機会を守ります。

まとめ：まず「受付だけ」から始める

AIチャットボットは、いきなり全部を自動化する道具ではありません。「よくある質問への一次対応と、用件の仕分け」だけを任せ、大事な話は人が出る。この小さく始める形が、失敗せず効果を出す近道です。今日、よくある質問を10個書き出すところからで十分。それが第一歩になります。

「設定する時間も人もない」という工務店さんは、工務店×AIの実務を、AI業務代行『マルオくんAI』（株式会社ウィズモー提携）に丸投げできます。

監修：株式会社ウィズモー（工務店の事業促進・社内改善支援）